Wel of niet bellen naar een zieke werknemer? En wat zegt u tijdens het eerste gesprek?

Bellen mag altijd

Natuurlijk is met een telefoontje naar een zieke werknemer in essentie niet zoveel mis. Als werkgever wilt u graag weten wanneer de medewerker weer aan de slag kan, of er vervanging geregeld moet worden en of collega’s taken moeten overnemen. Ook wordt vanuit een verzuimprotocol of het streven naar goed werkgeverschap vaak aangeraden om na 2 ziektedagen telefonisch contact met de medewerker op te nemen en vervolgens een aantal dagen later nog eens. En natuurlijk kunt u ook uit oprechte interesse informeren hoe het met de zieke werknemer gaat. In de meeste gevallen geeft de zieke werknemer ook zelf al de benodigde informatie op basis waarvan u al dan niet actie kunt ondernemen. In veruit de meeste gevallen is er dus niets aan de hand.

Het is de toon die de muziek maakt

De situatie wordt ingewikkelder wanneer een zieke werknemer niet kan of wil zeggen wat de reden van de ziekmelding is en de afwezigheid langer dan een paar dagen duurt. Vanzelfsprekend is de werknemer nooit verplicht een medische reden op te geven en als werkgever is het niet toegestaan hiernaar te vragen.

Toch wilt u als werkgever graag weten waar u aan toe bent en lijkt: ‘wanneer kom je dan weer terug?’ de enige overgebleven vraag. En juist die kan precies in het verkeerde keelgat schieten. “Juist in een tijd waarin veel verzuim psychisch van aard is, kan zo’n vraag voor extra stress zorgen”, zegt CNV-voorzitter Piet Fortuin, “De ervaren druk kan er dan juist voor zorgen dat de klachten erger worden en het verzuim langer duurt.” Daarentegen kan een zieke werknemer een werkgever ook niet eeuwig in onzekerheid laten over wanneer hij verwacht terug te keren. Vraag dus gerust naar de verwachtte duur van de afwezigheid, maar doe dit met tact. Bijvoorbeeld later in het gesprek of in combinatie met de vraag of u vervanging moet regelen of taken onder collega’s moet verdelen. 

‘We zitten al zo krap’

In veel gevallen speelt ook de krapte op de arbeidsmarkt een belangrijke rol in dit verhaal. Veel werkgevers zitten snel omhoog wanneer een werknemer zich ziekmeldt, maar ook werknemers voelen dit probleem. Zo geeft 22% van de zieke werknemers aan zich sneller beter te melden dan een aantal jaar geleden. Daarentegen geeft 71% aan dat een telefoontje van de werkgever of een tekort aan collega’s geen invloed heeft op de duur van de ziekmelding. Wel zegt 55% van de respondenten zich in zo’n situatie bezwaard te voelen tegenover collega’s.  

Handvatten voor een goed eerste gesprek na een ziekmelding

De krapte op de arbeidsmarkt is een gegeven dat we niet zomaar kunnen veranderen. Bedoeld of onbedoeld druk uitoefenen op een zieke werknemer zal zowel het ziektebeeld als het personeelstekort niet zomaar oplossen. Maar wat zegt u dan wel als een medewerker ziek wordt? Gebruik onderstaande handvatten voor een goed eerste gesprek na een ziekmelding:  

• Privacy

Het is algemeen bekend; als werkgever is het niet toegestaan naar de aard van de klacht van de werknemer te vragen. Meestal zal de werknemer hier zelf iets over zeggen, maar dat is niet altijd het geval. Geeft de werknemer wel informatie? Dan mag u geen negatief oordeel vellen over de ernst daarvan. Bijvoorbeeld door te suggereren dat het wel meevalt of dat de werknemer met die klacht best kan komen werken.

• Houd rekening met de onderlinge relatie

Is de relatie met de werknemer normaal gesproken goed en bent u erg betrokken? Dan klinkt dit vaak automatisch door in de communicatie tijdens de ziekte van de werknemer. Heeft u  normaal gesproken echter geen nauwe band met uw werknemer? Verwacht dan niet dat die werknemer u tijdens de ziekteperiode opeens wel in vertrouwen neemt of dat hij het prettig vindt dat u belt. Soms helpt het dan om de reden van het telefoontje te benoemen: “Wat vervelend dat je ziek bent. Het is gebruikelijk dat ik na een paar dagen telefonisch contact opneem. Hoe gaat het met je?”

• Spreek af wanneer er weer contact zal zijn

Blijkt uit het gesprek dat de werknemer niet verwacht snel weer aan het werk te kunnen of is dat nog onduidelijk? Spreek dan af hoe het contact tijdens de ziekteperiode kan verlopen. U kunt aanbieden na een aantal dagen zelf weer te bellen, maar de zieke werknemer kan ook het initiatief nemen. Dit zorgt voor duidelijkheid voor beide partijen.

• Ondersteuning

Soms zijn er aanvullende vragen die u, afhankelijk van de situatie, kunt stellen om de werknemer en de collega’s praktisch te ondersteunen: zijn er bijvoorbeeld afspraken die geannuleerd moeten worden of zijn er werkzaamheden waarop een collega plaatsvervangend moet optreden? En kunt u als werkgever iets doen om de werknemer te ondersteunen in het herstel, zoals het aanpassen van een werkplek? Het kan een zieke medewerker helpen in het herstel door te weten dat urgente zaken worden opgepakt.

Echt persoonlijk contact

Het kan dus soms best lastig zijn om het eerste contact met een zieke werknemer goed te laten verlopen. Vooral in een tijd waarin personeelstekorten de boventoon voeren en u als werkgever soms enorm baalt wanneer een werknemer opeens afwezig is. Maar probeer toch die eerste emotie tijdelijk naar de achtergrond te laten verdwijnen en echt persoonlijk contact te maken. Dan is de zieke werknemer vaak het snelst hersteld.  

Meer informatie

Veldhuis Advies werkt nauw samen met NLG Arbo Oost. NLG Arbo biedt een breed scala aan diensten op het gebied van onder andere de RI&E, verzuimbegeleiding en preventiebeleid. Wilt u ondersteuning bij verzuim of heeft u een andere vraag? Neem dan gerust contact met ons op via  [email protected]. Bellen kan ook naar 0578-699 789. We helpen u graag!

Margreet Mulder

Margreet is senior casemanager (CRoV) en teamleider bij NLG Arbo Oost, partner van Veldhuis Advies. Margreet haalt de meeste voldoening uit het bij elkaar brengen van de belangen van zowel de werkgever als de zieke werknemer. Met oog voor de persoonlijke en emotionele kanten van langdurig ziek zijn.